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Enrôlement MINFOPRA, Cartographie MINFOPRA : Guide cartographie des postes de travail au Cameroun. La modernisation de l’Administration Publique et la gestion optimale des personnels de l’Etat est la préoccupation majeure du MINFOPRA.
Leur ambition actuelle est d’automatiser les processus du recensement du personnel de l’Etat par la mise sur pied d’un site internet interactif, qui permettra une mise à jour régulière et efficace, et facilitera la maitrise des effectifs à travers les postes de travail.
La cartographie est donc, un instrument d’analyse et de gestion stratégique et prévisionnelle des effectifs des personnels de l’Etat ; c’est aussi un outil de diagnostic et de contrôle des dits effectifs.
L’objectif étant de :
- Répertorier l’ensemble des poste de travail de l’Administration publique camerounaise ;
- Ressortir le taux d’occupation réelle ;
- D’identifier les occupations de ces postes ;
- Définir les besoins de la gestion prévisionnelle.
Ainsi, la cartographie permettra de faire suffisamment de lumière sur la situation actuelle et prospective des personnels de l’Etat, grâce à base de données informatique alimenté par le site internet dont la mise à jour permanente incombera à la DEPCE.
PREREQUIS A L’UTILISATION DE L’APPLICATION
Afin d’utiliser l’application « cartographie des postes de travail », il est recommandé de suivre les conseils suivants :
- Internet : une connexion à Internet est indispensable. Il est possible que l’application « cartographie des postes de travail » utilise le réseau d’interconnexion du SIGIPES. Dans ce cas, le service informatique de la structure d’attache doit pouvoir offrir un accès aux domaines nécessaires pour utiliser l’application.
- un navigateur web: Le fonctionnement optimal de la « cartographie des postes de travail » suppose l’utilisation des navigateurs à jour afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités offertes par l’application.
Cartographie des postes de travail – ACCES A L’APPLICATION
L’application « cartographie des postes de travail » peut être directement atteinte via l’adresse suivante : http://www.minfopra.gov.cm/carto/index.php.
Il est à noter que cette application peut également être atteinte de manière indirecte via le portail web du Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative à travers le lien cartographie des postes de travail. Ce lien permet d’entrer à la page d’accueil présentant les différents liens disponibles pour l’exploitation de la cartographie des postes de travail. Elle donne également accès aux informations nécessaires à la maîtrise de l’opération, à savoir :
- les annonces ;
- les communiqués et les publicités ;
- le manuel utilisateur de l’application.
Aussi, elle permet à ceux des internautes concernés par l’opération de se faire identifier. La page d’accueil de la « cartographie des postes de travail » se présente comme suit :
- 1 : c’est la zone dans laquelle seront affichés les slogans ;
- 2 : c’est la zone dans laquelle sont affichés les liens vers les actualités ;
- 3 : c’est la zone contenant les documents à télécharger ;
- 4 : c’est la zone principale contenant en bas le lien pour l’identification et juste en dessous, le lien vers l’invite de connexion. Lorsqu’une actualité est sélectionnée, son contenu s’affiche dans la zone principale.
LE PROCESSUS D’ENROLEMENT DES AGENTS PUBLICS DANS LA CARTOGRAPHIE MINFOPRA
Le processus d’enrôlement des agents publics dans la cartographie des postes se décline en un ensemble de trois (03) étapes, à savoir :
- identification et authentification ;
- actualisation des données ;
- pré validation.
IDENTIFICATION ET AUTHENTIFICATION
Il est nécessaire lorsque l’on veut se faire identifier dans le système de gestion de la cartographie, de se munir des différents éléments qui justifient la situation « carrière » ou le poste de travail, ceci permettra de disposer des références à renseigner.
L’identification de l’agent est l’étape qui consiste à s’assurer de l’authenticité de l’agent.
Deux (02) cas de figure se présentent :
- l’identification de l’agent ayant un numéro matricule ;
- l’identification de l’agent en cours d’intégration.
- S’agissant du premier cas, l’agent introduit son numéro matricule (en sélectionnant le bouton radio « Matricule » tout en précisant le format de son matricule à travers le bouton radio « Numéro Matricule » soit six (06) chiffres un tiret et une lettre majuscule « 000000-Y » ou une lettre majuscule un tiret et six(06) chiffres « Y-000000 »), son nom complet, sa date de naissance, un login, un mot de passe. Il est ensuite invité à remplir le champ captcha (à saisir en majuscule). Le but d’un captcha est de différencier un véritable utilisateur humain d’un programme informatique malveillant utilisé par les spammeurs et autres pirates informatiques.
En théorie, lorsque des caractères sont déformés, les robots sont incapables de les déchiffrer. Seul un être humain est capable de les lire. En tapant cette suite de caractères dans l’espace prévu, l’agent prouve qu’il n’est pas un programme informatique.
L’agent devra ensuite cliquer sur « créer un compte » pour s’identifier. Des vérifications préalables de ses paramètres sont effectuées par le système. Si les informations introduites sont conformes, l’application génère un compte utilisateur composé d’un nom utilisateur (login) et d’un mot de passe.
S’agissant des personnels en cours d’intégration, au lieu du matricule, ils devront sélectionner radio « ECI » et introduire les informations suivantes : leur nom complet, la date, le lieu de naissance, le sexe et l’état civil lors de la première opération. La suite de l’opération est similaire. La génération automatique d’un code utilisateur et du mot de passe, et la mise à jour des données.
Dans les deux (02) cas de figure ci-dessus, il peut arriver que le système ne reconnaisse pas les informations de l’agent. Celui-ci peut alors soumettre sa requête à l’administrateur du site qui procède aux vérifications afin d’y apporter une réponse satisfaisante, le cas échéant.
Pour actualiser ses données dans l’application, l’agent public devra s’authentifier en cliquant sur le lien « Mise à jour des données ». Une fois sur le formulaire d’authentification, il devra entrer son compte utilisateur (login et mot de passe).
Remarque :
- il est recommandé de choisir comme login son numéro matricule ;
- il ne faut évidemment s’identifier qu’une seule fois dans l’application ;
- la connexion se coupera automatiquement lorsque le système est inutilisé durant une certaine période ;
Pour des raisons de sécurité évidentes, il faudra veiller à :
- ne pas confier votre compte utilisateur à un tiers;
- clôturer votre session en cas d’absence (en cliquant sur le lien « déconnexion »).
En cas d’oubli de mot de passe, l’agent public devra se référer à son chef hiérarchique direct qui lui donnera la possibilité de le changer.
Le compte utilisateur est utilisé par l’agent public, pour mettre à jour ses données uniquement sur les champs dont les informations sont modifiables et accessibles.
CARTOGRAPHIE MINFOPRA – MISE A JOUR DES DONNEES DE LA CARTOGRAPHIE DES POSTES DE TRAVAIL PAR LES AGENTS PUBLICS
Une fois identifié par le système, l’agent peut débuter la mise à jour de ses données. Dans cette étape, il est question de procéder à l’actualisation des informations relatives au poste de travail, à son origine, à sa carrière et à sa solde. De ce fait, l’application propose les informations contenues dans les paramètres comme informations de base modifiable par l’internaute, en dehors des informations recueillies lors de l’identification.
La mise à jour des données se fait en deux (02) grandes phases. Il s’agit de la mise à jour :
- des informations personnelles de l’agent public ;
- des informations professionnelles relatives à la situation de la carrière et des informations professionnelles du poste de travail occupé par l’agent.
Ces deux (02) phases se présentent ainsi qu’il suit :
Après cette actualisation, les données sont sauvegardées avec comme identifiant le code secret précédemment généré.
Il est important de souligner qu’à chaque actualisation des données, un historique est créé et sauvegardé pour l’audit du système.
PREVALIDATION – CARTOGRAPHIE MINFOPRA * Guide cartographie des poste de travail
A cette étape, il est question de mener des activités qui ont trait à la pré validation des données par les internautes titulaires du rôle chef hiérarchique (occupant un poste de responsabilité).
Ce rôle est attribué aux agents publics préalablement choisis parmi les titulaires de postes de responsabilités par administration et unités administratives.
Les agents publics possédant ce rôle peuvent consulter, valider, rejeter ou lever la validation des données des personnels dont ils assurent la gestion ou qui sont sous leur autorité.
Une fois connecté, le chef hiérarchique devra cliquer sur le menu « Mon personnel » pour avoir accès aux personnels dont ils assurent la gestion ou qui sont sous son autorité et qui ont satisfait à l’exercice.
Pour valider les données d’un agent public sous son autorité, le chef hiérarchique devra sélectionner la ligne correspondante à l’agent public dans la liste des personnels présents dans le tableau.
Le récapitulatif des informations de l’agent public lui est affiché permettant ainsi qu’il puisse procéder aux vérifications des informations fournis par l’agent.
Il pourra par la suite, soit valider les données de l’agent public s’il atteste de la véracité de celles-ci soit les rejeter en cas de fausses déclarations faites par l’intéressé.
Pour effectuer cette opération, le chef hiérarchique devra tout d’abord sélectionner le statut correspondant et ensuite, cliquer sur le bouton « valider ».
En plus de valider les données des personnels dont il assure la gestion ou qui sont sous son autorité, le chef hiérarchique peut également :
- modifier leurs mots de passe ;
- consulter les requêtes (usurpation de matricule, d’absence de poste,…) envoyées par les intéressés ;
- importer leurs données.
CONCLUSION
Instrument de facilitation de la collecte des données sur les personnels de l’Etat, l’application de « cartographie des postes de travail » constituerait alors cette source d’informations permettant de mieux prendre des décisions quant à ce qui concerne la situation administrative réelle des agents publics et partant, de résoudre certains problèmes liés à la mise jour des données solde ; d’où une traçabilité sans faille quant à la gestion des ressources humaines utilisées dans l’APC.
Il revient par conséquent aux cadres-métiers commis, de pouvoir s’éprouver au quotidien afin d’assurer une mise à jour permanente des données sur les personnels de l’Etat, suivant les différentes modalités de départ d’une structure.
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